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在新聞發(fā)布會(huì)策劃方案通過(guò)之后，新聞發(fā)布會(huì)就進(jìn)入到執(zhí)行的環(huán)節(jié)——活動(dòng)管理，該環(huán)節(jié)包括會(huì)前管理、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、善后工作三個(gè)部分。
會(huì)前管理工作部署。工作部署需要多方面協(xié)調(diào)，猶如我們組裝一部精密機(jī)器，一顆小小的螺絲釘也會(huì)影響到整個(gè)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，工作人員的相互協(xié)調(diào)、對(duì)工作任務(wù)的合理配置是十分重要的。
在準(zhǔn)確落實(shí)新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間之后，公關(guān)公司首先要組建一個(gè)覆蓋策劃、文案、媒介和設(shè)計(jì)等人員的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，并安排一名活動(dòng)總監(jiān)負(fù)責(zé)整個(gè)發(fā)布會(huì)的管理、督導(dǎo)和監(jiān)控工作。最后還要落實(shí)所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協(xié)議。
在啟動(dòng)階段，行
動(dòng)方案的完善和工作進(jìn)度表的編制是活動(dòng)管理工作的重點(diǎn)，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當(dāng)前工作，協(xié)調(diào)時(shí)間進(jìn)度。 記者是出席新聞發(fā)布會(huì)的重要人物之一，媒體邀請(qǐng)需要智力和體力的雙重付出。
從實(shí)踐來(lái)看，體力付出在于發(fā)布會(huì)之前的4次媒體溝通。有意向召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，媒介人員就要打電話與記者聯(lián)系，告知將要舉辦的活動(dòng)并征求媒體對(duì)這個(gè)活動(dòng)的看法以及參會(huì)意向。在發(fā)布會(huì)前一周半的時(shí)間向記者發(fā)出邀請(qǐng)函，并在發(fā)布會(huì)前的1—2天內(nèi)與記者確認(rèn)參會(huì)的情況，最后要在距發(fā)布會(huì)還有半天的時(shí)間用短信或電話提醒記者準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。
智力付出在于如何巧妙地將發(fā)布會(huì)的亮點(diǎn)和意義傳達(dá)出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場(chǎng)，本次發(fā)布會(huì)將是全球首場(chǎng)發(fā)布會(huì)，或者將發(fā)布全新設(shè)計(jì)的產(chǎn)品等等。
場(chǎng)地布置。在發(fā)布會(huì)的頭一天，工作人員就要落實(shí)好場(chǎng)地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場(chǎng)地布置同樣要符合“信、達(dá)、雅”。“信”就是準(zhǔn)時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)布置完現(xiàn)場(chǎng);“達(dá)”就是通暢，確保所有設(shè)備都保持通暢的狀態(tài);“雅”就是美觀，會(huì)場(chǎng)要保持整潔、干凈的環(huán)境。
在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，有一個(gè)與大家一同分享的小技巧：本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設(shè)然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺(tái)再根據(jù)場(chǎng)地條件布置嘉賓席和記者區(qū);從會(huì)場(chǎng)頂部的擺設(shè)再到桌面的整理和地面的清理。此外，準(zhǔn)備一個(gè)垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節(jié)省保潔工作的時(shí)間。
場(chǎng)地布置包括場(chǎng)內(nèi)布置和場(chǎng)外布置兩方面。場(chǎng)外布置包括場(chǎng)外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場(chǎng)內(nèi)布置時(shí)，會(huì)場(chǎng)空間位置的安排要以實(shí)用為準(zhǔn)，如小型發(fā)布會(huì)可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發(fā)布會(huì)可用方桌，設(shè)立發(fā)布臺(tái)等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現(xiàn)場(chǎng)前方和后方留出足夠的攝像機(jī)機(jī)位。
檢查工作“從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點(diǎn)”，注意把握好細(xì)節(jié)問(wèn)題。需要提醒的是，負(fù)責(zé)保安的人員要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。 此外，合作默契的供應(yīng)商應(yīng)該成為“合作伙伴”，而不僅僅是“物品提供者”，長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)苁顾麄儗?duì)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置提出合理的建議。